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深圳市政府采购中心进一步规范政府采购项目档案管理

 

       为规范、强化政府采购项目档案管理和提高档案管理的电子化,深圳市政府采购采购中心结合中心自身工作流程,制定出台了《深圳市政府采购中心政府采购项目档案管理办法》(以下简称《办法》)。


       《办法》规定了政府采购项目档案“按项立卷、及时移交、集中管理、规范利用”原则,优化和完善了档案资料的全流程管理,强化了主体责任和过程监控:(一)按照采购评标流程的特点和部门分工,实行档案管理责任制。业务部负责项目档案资料的收集,核实档案资料的真实性和完整性;档案归集整理部门负责项目档案资料的归集、整理和立卷,规范项目档案条款内容;档案管理部门负责档案资料的接收、核查、入库、借阅和调档等事宜,落实到具体部门,做到权责分明;(二)实行全流程时限监控。对业务部项目档案资料的收集、档案归集整理部门的归集整理和立卷、部门间的资料移交以及项目档案的保管和借阅等都给出明确的时间界限,定期核查档案整理及归档情况并发布《档案归集整理目录》。(三)严格把控档案资料借阅审批手续,确保档案管理妥善安全。项目档案资料归档后原则上不予外借,特殊情况确需外借则需经中心领导批准,经相关审批流程申请后方可;若存在项目档案丢失、泄露机密、私自转借等情节,中心将视其轻重依据有关法律法规予以处理。(四)提升档案电子化管理水平。加快档案管理系统建设,推动档案管理流程无纸化、标准化管理。


       《办法》的颁布与实施,极大地提高了档案资料各环节的衔接与监管,提升了档案管理的精细化、规范化水平。

 

(合同部 陈立新)

 

信息来源:

 深圳市政府采购中心

                                                              20161101

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